環保餐具採購專案中的 QC 驗收與重工風險管理


在我擔任 OEM 專案經理的這八年裡,經手過超過兩百個環保餐具採購專案,從小型餐廳的五千個餐盒,到連鎖集團的五十萬個餐具套裝。每個專案都有其獨特的挑戰,但最讓我印象深刻的,是 2023 年底一個連鎖咖啡店的可堆肥杯蓋專案。客戶要求在三週內交付十萬個杯蓋,供應商承諾能夠如期交貨,但在 QC 驗收時,我們發現約 8% 的杯蓋密封性不良,無法通過品質標準。最終,供應商需要重工,交期延誤兩週,客戶的新店開幕計劃被迫推遲,損失超過港幣三十萬元。這次經驗讓我深刻體會到,QC 驗收不僅是「檢查品質」,更是「風險管理」的核心環節。

MOQ(最低訂購量)的設定,背後是供應商的成本結構與風險考量。環保餐具的 MOQ 通常在 5,000-10,000 個之間,但這個數字並非隨意設定,而是基於「模具攤銷成本」、「原料採購批量」與「生產線切換成本」的綜合計算。我曾經協助一家企業評估可堆肥餐盒的 MOQ,發現供應商的模具成本約港幣 2 萬元,若 MOQ 設定為 5,000 個,則每個餐盒需要攤銷港幣 4 元的模具成本。若 MOQ 設定為 10,000 個,則每個餐盒只需要攤銷港幣 2 元的模具成本。因此,供應商通常會設定較高的 MOQ,以降低模具攤銷成本,提高利潤空間。

報價結構的拆解,是採購專案談判的關鍵技巧。環保餐具的報價通常包含:原料成本、成型成本、印刷成本、包裝成本、運輸成本與利潤。我曾經協助一家企業分析可堆肥餐盒的報價,發現原料成本約佔總報價的 30-40%,成型成本約佔 20-30%,印刷成本約佔 10-15%,包裝成本約佔 5-10%,運輸成本約佔 5-10%,利潤約佔 10-20%。若企業能夠提供自有設計,減少印刷成本,或者自行安排運輸,減少運輸成本,則可以有效降低總報價。

交期的拆解,是採購專案管理的核心能力。環保餐具的交期通常包含:打樣時間(5-7 天)、確認色時間(3-5 天)、量產時間(15-25 天)、品檢時間(3-5 天)、包裝時間(2-3 天)、運輸時間(5-10 天)。若企業要求壓縮交期,則需要明確哪些環節可以壓縮、哪些環節絕對不能省略。我曾經協助一家企業壓縮可堆肥餐盒的交期,發現打樣時間可以壓縮至 3-5 天(但需要加急費用),確認色時間可以壓縮至 1-2 天(但需要客戶快速回覆),量產時間可以壓縮至 10-15 天(但需要增加加班費用),但品檢時間與包裝時間絕對不能省略,否則會大幅增加品質風險。

QC 節點的設置,是確保品質穩定性的關鍵策略。在我管理的採購專案中,我通常會設置三個 QC 節點:打樣階段 QC、量產初期 QC 與量產中期 QC。打樣階段 QC 主要檢查餐具的外觀(顏色、表面光滑度、邊緣整齊度)與功能(密封性、耐熱性、耐壓性)。量產初期 QC 主要檢查量產樣品與打樣樣品的一致性,確認供應商的設備參數調整正確。量產中期 QC 主要檢查量產品質的穩定性,確認供應商的品質控制流程有效。我曾經協助一家企業進行可堆肥餐盒的 QC 驗收,發現量產初期的樣品與打樣樣品的顏色存在明顯差異(色差範圍超過 ΔE 5),最終要求供應商重新調整設備參數,並提供新的量產樣品進行確認。

追加單的邏輯,是採購專案中常見的挑戰。許多企業在初次訂購時,為了降低風險,會選擇較小的訂購量(例如 5,000-10,000 個),若產品銷售良好,則會追加訂單。然而,追加單的報價通常會高於初次訂購的報價,原因在於供應商需要重新安排生產線、重新採購原料、重新調整設備參數,這些都會增加成本。我曾經協助一家企業評估可堆肥餐盒的追加單報價,發現追加單的報價比初次訂購的報價高出約 10-15%。最終,我們建議企業在初次訂購時,適當增加訂購量,以降低追加單的成本壓力。

補貨與重工的風險管理,是採購專案中最容易被忽略的環節。補貨是指客戶在收到貨後,發現部分產品無法使用,要求供應商補貨。重工是指供應商在量產過程中,發現部分產品不符合品質標準,需要重新生產。補貨與重工都會增加成本與延誤交期,因此需要在合約中明確約定責任歸屬與處理方式。我曾經協助一家企業處理可堆肥餐盒的補貨問題,發現客戶收到貨後,約 3% 的餐盒密封性不良,無法使用。經過調查,發現問題源於運輸過程中的摩擦損壞,而非供應商的品質問題。最終,我們建議客戶改善包裝方式,減少運輸過程中的摩擦損壞,並與供應商協商,由雙方共同承擔補貨成本。

供應鏈意外事件的處理策略,是採購專案經理的核心能力。我曾經遇到一個可堆肥餐盒專案,供應商在量產過程中,發現原料供應商突然斷供,導致無法如期交貨。面對這個突發狀況,我立即與供應商溝通,要求其提供替代原料的方案,並評估替代原料對產品品質的影響。最終,供應商找到了替代原料供應商,但替代原料的顏色略有不同(色差範圍約 ΔE 3),我需要向客戶解釋這個情況,並提供兩個選擇:接受替代原料(交期延誤一週),或者等待原料供應商恢復供應(交期延誤三週)。客戶最終選擇了接受替代原料,專案得以順利完成。


採購者的內部溝通,是採購專案成功的關鍵因素。當供應鏈出現意外事件時,採購者需要向主管或客戶解釋價格差、品質差、交期差的原因,並提供解決方案。我曾經協助一家企業處理可堆肥餐盒的品質問題,發現量產後的餐盒表面出現輕微的氣泡,雖然不影響使用,但影響外觀。我需要向主管解釋,這個問題源於原料的含水率過高,供應商已經重新調整原料的乾燥時間,後續批次的品質將會改善。同時,我提供了兩個選擇:接受現有批次(價格不變),或者要求供應商重新生產(價格增加 10%,交期延誤兩週)。主管最終選擇了接受現有批次,並要求供應商在後續批次中改善品質。


從 OEM 專案經理的角度來看,環保餐具採購專案的成功,不僅取決於供應商的技術能力與品質控制,更取決於採購者的專案管理能力與風險管理意識。企業採購在評估供應商時,應該關注供應商的設備能力、品檢流程、原料供應鏈穩定性與應變能力,避免在量產階段出現無法挽回的品質問題或交期延誤。此外,企業應該與供應商建立長期合作關係,並定期進行品質審核與供應鏈風險評估,確保採購專案的穩定性與可控性。

QC 抽驗不過導致重做的案例,是我職業生涯中最深刻的教訓之一。2024 年初,我負責一個連鎖餐廳的可堆肥餐盒專案,訂購量為二十萬個,總金額約港幣四十萬元。供應商在量產後,我們進行了 QC 抽驗,發現約 12% 的餐盒密封性不良,蓋子與底盒的密合度不足,容易漏湯。經過調查,發現問題源於供應商在量產過程中,為了提高生產效率,降低了成型壓力,導致餐盒的邊緣成型不良。最終,我們要求供應商重新生產,交期延誤三週,客戶的新菜單推出計劃被迫推遲,損失慘重。這次經驗讓我學會,QC 抽驗的標準必須嚴格執行,絕對不能因為供應商的壓力而妥協。

航班延誤導致的交期風險,是國際採購中常見的挑戰。我曾經負責一個香港企業的環保餐具採購專案,供應商位於中國內地,原定交期為四週。然而,在出貨前一週,供應商通知我們,由於航班延誤,貨物無法如期送達香港。面對這個突發狀況,我立即與供應商溝通,要求其改用陸運方式,雖然運輸成本增加約 15%,但能夠確保貨物如期送達。最終,貨物順利送達,專案得以按時完成。這次經驗讓我學會,在制定交期計劃時,必須預留緩衝時間,避免因為運輸延誤而影響整個專案。

包材缺貨導致的生產中斷,是供應鏈管理中容易被忽略的風險。我曾經負責一個可堆肥餐盒專案,供應商在量產過程中,發現包裝紙箱供應商突然缺貨,導致無法如期包裝出貨。面對這個突發狀況,我立即與供應商溝通,要求其尋找替代包裝供應商,並評估替代包裝對產品保護性的影響。最終,供應商找到了替代包裝供應商,但替代包裝的成本略高(約增加 8%),我需要向客戶解釋這個情況,並協商成本分攤方式。客戶最終同意承擔部分成本增加,專案得以順利完成。

採購合約的條款設計,是風險管理的法律保障。在我管理的採購專案中,我通常會在合約中明確約定以下條款:品質標準(包含外觀、功能、尺寸、重量等具體指標)、QC 抽驗比例(通常為 5-10%)、不良品處理方式(補貨或退款)、交期延誤罰則(通常為每延誤一天扣減 0.5-1% 的總金額)、原料變更通知義務(供應商若需要變更原料,必須提前通知並獲得客戶同意)。這些條款能夠有效保護企業的權益,避免因為供應商的疏失而導致損失。

供應商的應變能力評估,是選擇供應商的重要指標。我曾經協助一家企業評估兩家可堆肥餐盒供應商,一家供應商的報價較低,但其原料供應鏈較為單一,若原料供應商出現問題,則無法及時找到替代方案。另一家供應商的報價略高(約高出 8%),但其原料供應鏈較為多元,擁有至少兩家原料供應商,能夠有效應對原料斷供風險。最終,我們建議企業選擇應變能力較強的供應商,雖然成本略高,但能夠有效降低供應鏈風險。

從 OEM 專案經理的角度來看,環保餐具採購專案的風險管理,不僅是「事後補救」,更是「事前預防」。企業採購在制定採購計劃時,應該充分評估供應鏈風險,包含原料供應穩定性、生產設備可靠性、運輸方式多樣性、包裝材料供應穩定性,並在合約中明確約定風險分攤方式與應變措施。只有做好事前風險評估與預防,才能確保採購專案的順利完成,避免因為突發狀況而導致的損失與客訴。